GTD présenté par David Allen en personne

En cette journée froide et neigeuse, je vous propose une vidéo de David Allen enregistrée chez Google:

 

Caddie / Coach GTD - Getting Things Done – (V2)

Il y a un an environ, j'ai adopté la méthode d'organisation GTD - Getting Things Done - de David Allen. Un mois plus tard, j'avais fais le point ici même.

Depuis, notre entreprise a développé une initiative permettant de s'améliorer, d'apprendre et développer ses compétences: le CADDYING. Plusieurs volontaires se sont proposés pour travailler sur des sujets techniques tels que le Lean Software Development, les tests "Agiles", la programmation fonctionnelle, etc. Alors je me suis dis pourquoi pas un peu de développement personnel! Le GTD m'a tellement apporté que je trouvais dommage de ne pas en faire profiter mes collègues! Je me suis proposé comme Caddy et rapidement 4 joueurs ont voulu tenter l'expérience.

Le principe que j'ai retenu est basé sur 4 étapes principales:

• Une prise de contact avec auto-évaluation sur 10 points que la méthode permet d'améliorer : 10'
• Respecter ses rendez-vous
• Trouver un document en moins de 2 minutes
• Ranger un document en moins de 2 minutes
• Faire tout ce qui doit être fait en temps et en heure
• Avoir l'esprit libéré pour se concentrer sur sa tâche en cours
• Ne pas réapprendre les choses
• Ne pas oublier ses idées et projets
• Avoir une vue claire sur ses projets à cours terme
• Avoir une vue claire sur ses projets à moyen terme
• Avoir une vue claire sur ses projets à long terme

Voici mon évaluation sur ces 10 points:

• Une explication des principes GTD à l'aide d'un logigramme : 15'

• Mise en pratique immédiate en rassemblant tout ce qui n'est pas à sa place et création des listes : 3h

• Suivi régulier de 15' à 30' chaque semaine pour affiner la pratique de GTD

Le fait d'être Caddie sur ce sujet m'a permis de me perfectionner et de tirer encore plus partie de la méthode. En particulier, j'ai progressé sur la mise en forme de mes projets en formulant mieux mes objectifs et en identifiant les premières étapes atteignables pour que ceux-ci avancent - parfois lentement - mais sûrement!

Bruno a remarqué que je n'utilise plus mon agenda Filofax pour la gestion des listes au profit d'Evernote sur iPhone et m'a demandé les raisons que voici:

Le Filofax est un outil qui fonctionne très bien. Il a fais mon affaire pendant 1 année. Néanmoins, ce support avait pour MOI quelques inconvénients:

• Mes listes devenaient vite brouillon car je n'écris pas très bien
• Le support, bien que petit prend un peu de place et pèse dans ma sacoche
• Lors de la revue hebdo, il n'était pas possible de déplacer un élément d'une liste à une autre.

Lorsque que je me suis procuré un iPhone, j'ai rapidement cherché si un outil gratuit existait pour GTD puisque la pub dit qu'il y a une application pour presque tout! Cette application est "Evernote". Combinée à l'agenda de l'iPhone, j'ai tout ce qu'il me faut. En effet, "Evernote" dispose d'une synchronisation sur le net, de client pour PC et une version mobile pour iPhone. Après 3 mois d'utilisation, je peux dire que les inconvénients cités ci-dessus sont levés.

"Getting Things Done" - GTD - Retour d'expérience

Le constat en décembre 2008 : 

J’avais :

- Beaucoup de choses à penser, à faire tant au niveau personnel qu’au niveau professionnel 

- Des documents à classer qui s’empilent comme le courrier, les factures, les articles etc.

- Des engagements à respecter

- Des documents pas toujours facilement retrouvables

- Beaucoup de documents conservés devenus inutiles

- Plein de projets en tête mais pas le temps de les réaliser

- Un stress relatif mais quasi permanent

- Toujours des idées mais jamais au bon moment pour les concrétiser

--> Pour résumé, un joyeux bazar dans mes documents et dans ma tête. 

Avec un tel constat, et je n’ai pas honte de le dire car vous êtes sans doute dans la mêm situation, mon efficacité pouvait être grandement améliorée ! 

Il y a quelques mois, mon coach informel Bruno m’a indiqué une méthode d’organisation à découvrir afin de devenir plus efficace : « Getting Things Done » de David Allen. En décembre, j’ai décidé de lire le livre afin de trouver une réponse à « Comment s’organiser au quotidien pour devenir plus efficace ? ». Dans ce billet, je vais retranscrire les points qui m’ont le plus marqué sans décrire la méthode car rien ne vaut la lecture du livre pour s’imprégner de la philosophie.

• L’Analogie aux arts martiaux : Les karatékas, pour casser une brique ont besoin de beaucoup d’énergie et de concentration ; ce n’est qu’en se concentrant sur cet unique objectif et en se relâchant  au maximum qu’ils pourront y arriver. De la même manière, nous devons nous affranchir de « toute pollution cérébrale » pour être efficace, créatif et capable de se concentrer. 

• Pour arriver à se libérer l’esprit, David Allen nous demande de créer des listes avec tout ce que nous avons en tête:
  

o Liste de projets à réaliser (est un projet tout ce qui demande plus d’une action)

o Listes de premières actions des projets cités dans la liste de Projet (@Home, @Office, @Phone, @Computer)

o Liste de projets à réaliser un jour / peut être

o Listes de Contrôle (= check liste pour une activité donnée)

L’exercice paraît difficile et fastidieux mais lister une centaine de points n’est pas difficile et procure un soulagement immédiat !

• Afin de provoquer un changement radical, David Allen nous propose de continuer la méthode en rassemblant tout ce qui n’est pas à sa place définitive dans un carton : documents, objets, post-its, dossiers, etc. Donc au final, nous avons place nette si l’on fait abstraction du gros carton qui vient d’être rempli. Puis, il faut prendre les choses une par une dans le carton sans jamais les reposer et prendre UNE DECISION concernant l’objet en question : Si c’est un document à conserver, il faut le classer dans un système de référencement fiable (voir plus loin) ; si c’est une chose inutile, la jeter ; si c’est un post-it rappelant quelque-chose à faire, la faire si ça prend moins de 2 minutes ou l’ajouter dans les listes décrites ci-dessus, etc. L’exercice prend plusieurs heures mais pour l’avoir fait, il donne une immense satisfaction et l’impression de tout maîtriser plutôt que de subir tous ces documents et travaux à faire.
  

• Un système de référencement fiable est un système de classement de document qui permet de retrouver en quelques instants tout document classé. David Allen propose l’utilisation de chemises cartonnées classées par ordre alphabétique avec une chemise par thème. Ainsi, nous pouvons avoir des dizaines de chemises toujours facilement retrouvables. Pour mon système, j’ai actuellement une petite centaine de chemises !

• Afin de gérer les listes au quotidien, il convient de trouver un outil pratique et disponible où que l’on soit car toutes nos premières actions doivent y figurer et pour prendre les bonnes décisions sur que faire à un moment donné, il faut nous y reporter. Il existe beaucoup d’outils logiciels et PDA permettant la gestion de listes de tâches mais après mûre réflexion, mon choix s’est porté sur un Agenda Filofax permettant d’ajouter mes listes d’actions, de projets et également de disposer d’un Agenda où que je sois. 
  

• L’Agenda doit être utilisé avec une grande rigueur, ne doit y figurer que des choses où événements devant être faites ou suivis à des dates précises ; tout le reste doit être inscrit sur les listes. Sinon, l’agenda devient non fiable et un fourre-tout.

• Pourquoi faut-il indiquer la première tâche d’un projet uniquement ? Car pour qu’une action soit faite, elle doit paraître accessible sinon elle sera repoussée et repoussée encore. De plus, la réalisation de la première tâche appelle les suivantes. Par exemple, l’écriture de ce billet figurait dans ma liste de projets et la première action associée était « Décrire un plan pour le billet GTD ». En fin de compte, j’ai réalisé le plan et suis en train d’écrire ces mots ! 
  

• Au final, les listes nous indiquent les premières tâches à effectuer afin de voir nos projets se concrétiser et nos engagements se réaliser. Chaque semaine, il faut revoir l’ensemble des listes afin de décider si certains projets doivent être activés, supprimés, ajoutés.
  

Le constat un mois après :

--> Je suis plus efficace et plus performant car j’ai l’esprit libéré grâce aux listes, au système de référencement et mon agenda.

--> Je suis moins stressé car j’ai une vue d’ensemble de tout ce que j’ai à faire

--> Je suis plus fiable car tous mes engagements sont gérés et finissent par être honorés.

--> Cette méthode m’aide aussi bien dans ma vie professionnelle que personnelle.