GTD présenté par David Allen en personne

En cette journée froide et neigeuse, je vous propose une vidéo de David Allen enregistrée chez Google:

 

La liste des blogs que je suis

Voilà environ 3 ans que j’utilise Google Reader pour suivre tous les blogs que j’ai sélectionné au fil du temps. Cet outil me fait gagner un temps précieux en m’apportant l’information plutôt qu’en allant la chercher sur chaque blog de façon individuelle. Google Reader fait partie de la liste de mes outils qui ne me séparent jamais.

Pour cette nouvelle année, j’ai décidé de vous offrir cette liste! Elle est composée de plus de 60 blogs quasiment tous dédiés à l’Agilité + un petit nombre au développement personnel. Certains sont en français et d’autres en anglais. Je pense que les acteurs les plus connus du domaine ont leur blog dans ma liste. Si vous en connaissez d’autres, faites-nous en profiter!

La liste est au format OPML et peut être importée par les agrégateurs de flux tels que Google Reader.

Pour télécharger ma liste cliquez ici !

Bonne lecture.

La puissance du “Time Boxing”

Limiter une activité dans le temps peut paraître frustrant. En effet, si je suis entrain de faire quelque chose et qu’un foutu timer sonne … le premier reflexe sera de le faire taire et de continuer sans se préoccuper du temps qui passe. Agir ainsi est se priver de la puissance d’un tel outil!

 

Contraindre une activité en temps à y consacrer permet de devenir plus efficace

• Ce qui aura le plus de valeur est abordé en premier
• La concentration est améliorée car nous voulons un résultat dans le temps fixé
• La motivation est améliorée car toutes les boîtes de temps sont des défis à gagner
• Le perfectionnisme avec le bien connu adage “Le mieux est l’ennemi du bien” est limité
• Les travaux exploratoires, qui par définition peuvent ne pas aboutir rapidement, sont maîtrisés
• Les tâches rébarbatives deviennent plus agréables car limitées dans le temps
• Les gros travaux peuvent être découpés en objectifs atteignables dans des temps limités; ceci évite la procrastination –> Fort lien avec le GTD

Comment utiliser le time-boxing

• Convenir d’un temps pertinent, seul ou en équipe pour les réunions, en fonction de l’importance de la tâche à accomplir
• Activer un timer visible à tout moment de tous
• Lorsque le temps imparti est terminé, décider activement si un temps supplémentaire doit être accordé. Il convient de juger si cela en vaut la peine et si le focus doit être redressé pour privilégier ce qui a le plus de valeur

Quand utiliser le time-boxing

• Pour la gestion des e-mails. Ex : 15 minutes en arrivant le matin
• Pour la lecture d’articles
• Pour les recherches exploratoires ou plusieurs voies sont ouvertes
• Pour l’essai d’un outil
• Pour les réunions. Souvent, on peut arriver à un résultat pertinent rapidement en se focalisant sur l’objectif à atteindre
• Pour le ‘Social networking’. Ex : 10 minutes par jour
• Pour l’écriture de billet sur un blog. Cette fois-ci, je me suis donné 45 minutes!
• Pour le Daily Scrum meeting.  :o)

Caddie / Coach GTD - Getting Things Done – (V2)

Il y a un an environ, j'ai adopté la méthode d'organisation GTD - Getting Things Done - de David Allen. Un mois plus tard, j'avais fais le point ici même.

Depuis, notre entreprise a développé une initiative permettant de s'améliorer, d'apprendre et développer ses compétences: le CADDYING. Plusieurs volontaires se sont proposés pour travailler sur des sujets techniques tels que le Lean Software Development, les tests "Agiles", la programmation fonctionnelle, etc. Alors je me suis dis pourquoi pas un peu de développement personnel! Le GTD m'a tellement apporté que je trouvais dommage de ne pas en faire profiter mes collègues! Je me suis proposé comme Caddy et rapidement 4 joueurs ont voulu tenter l'expérience.

Le principe que j'ai retenu est basé sur 4 étapes principales:

• Une prise de contact avec auto-évaluation sur 10 points que la méthode permet d'améliorer : 10'
• Respecter ses rendez-vous
• Trouver un document en moins de 2 minutes
• Ranger un document en moins de 2 minutes
• Faire tout ce qui doit être fait en temps et en heure
• Avoir l'esprit libéré pour se concentrer sur sa tâche en cours
• Ne pas réapprendre les choses
• Ne pas oublier ses idées et projets
• Avoir une vue claire sur ses projets à cours terme
• Avoir une vue claire sur ses projets à moyen terme
• Avoir une vue claire sur ses projets à long terme

Voici mon évaluation sur ces 10 points:

• Une explication des principes GTD à l'aide d'un logigramme : 15'

• Mise en pratique immédiate en rassemblant tout ce qui n'est pas à sa place et création des listes : 3h

• Suivi régulier de 15' à 30' chaque semaine pour affiner la pratique de GTD

Le fait d'être Caddie sur ce sujet m'a permis de me perfectionner et de tirer encore plus partie de la méthode. En particulier, j'ai progressé sur la mise en forme de mes projets en formulant mieux mes objectifs et en identifiant les premières étapes atteignables pour que ceux-ci avancent - parfois lentement - mais sûrement!

Bruno a remarqué que je n'utilise plus mon agenda Filofax pour la gestion des listes au profit d'Evernote sur iPhone et m'a demandé les raisons que voici:

Le Filofax est un outil qui fonctionne très bien. Il a fais mon affaire pendant 1 année. Néanmoins, ce support avait pour MOI quelques inconvénients:

• Mes listes devenaient vite brouillon car je n'écris pas très bien
• Le support, bien que petit prend un peu de place et pèse dans ma sacoche
• Lors de la revue hebdo, il n'était pas possible de déplacer un élément d'une liste à une autre.

Lorsque que je me suis procuré un iPhone, j'ai rapidement cherché si un outil gratuit existait pour GTD puisque la pub dit qu'il y a une application pour presque tout! Cette application est "Evernote". Combinée à l'agenda de l'iPhone, j'ai tout ce qu'il me faut. En effet, "Evernote" dispose d'une synchronisation sur le net, de client pour PC et une version mobile pour iPhone. Après 3 mois d'utilisation, je peux dire que les inconvénients cités ci-dessus sont levés.

10 Outils pour booster son efficacité

Chacun d'être nous a déjà ressenti un état où notre travail avance vite, bien, de façon efficace. C'est ce que l'on appelle l'état de flot. Atteindre cet état n'est pas aisé lorsque les interruptions font rages; il y a celles qui sont utiles et celles que ne le sont pas (voir La séquence homogène de travail). Il convient donc de s'efforcer à ne pas s'interrompre soi même par la lecture des mails par exemple ou tout simplement en ne sachant pas accéder à l'information de façon immédiate. C'est ce dernier point que je souhaite aborder plus en détails dans ce billet. Pour tout ce qui est documents papier, je recommande la méthode GTD . Puis, pour le reste, il existe une multitude d'outils gratuits qui change la vie. Ces outils m'ont pour la plupart été introduit par Bruno avec le concept de boîte à outils. Pour ma part voici ceux que j'utilise de façon quotidienne ou fréquente en développant.

Launchy 

Cet outil permet de lancer une application ou plus généralement d'ouvrir un fichier en une combinaison de touches. Fini les recherches d'applications par le menu démarrer, sur le bureau ou directement dans l'explorer qui font perdre beaucoup de temps et déconcentre.

Everything search

Qui ne perd pas de longues minutes en recherchant un fichier sur son PC? Cet outil permet de retrouver n'importe quel fichier en un clin d'oeil grâce à l'utilisation de la base de données des volumes NTFS. (cf détails ici )

Ditto 

Nous avons sans cesse besoin du clipboard en développant, or Windows ne conserve que la dernière chaîne copiée. Ditto fait gagner beaucoup de temps en fournissant en une combinaison de touche l'historique du clipboard.

Baretail 

Lors du développement de certaines applications sans interface utilisateur, l'utilisation des logs est très fréquente. Le pire des outils est probablement Notepad car il ne propose aucun rafraîchissement. Baretail, en plus relire le fichier très fréquemment, permet de filtrer des chaînes de caractères ainsi que de colorer les lignes suivant la présence des chaînes spécifiques.

Baregrep 

Cet outil est le complément de Baretail. Il permet la recherche de chaînes dans un ensemble de fichiers. Il m'est très utile pour analyser des Méga octets de logs.

Process monitor 

Tout le monde a déjà été confronté à des problèmes paraissant mystérieux. Très souvent process monitor m'a sauvé la mise en des temps records grâce au monitoring des accès fichiers et de la base de registres.

Registrar Lite 

L'utilitaire Windows Regedit permettant de consulter la base de registre est pour le moins poussif. La moindre recherche prend des dizaines de secondes interminables. Registrar Lite permet de faire des recherches très rapides.

AutoHotKey 

Il est très fatiguant d'exécuter plusieurs fois la même séquence d'utilisation d'un programme. AutoHotKey permet d'automatiser ces scénarios et de faire faire à notre PC les tâches ingrates! Bruno explique plus en détails les possibilités de cet outil ici

UltraVNC 

Chaque fin d'itération est synonyme de démonstration du travail terminé à notre Product Owner. Or celui-ci n'est pas sur place alors nous utilisons Ultra VNC comme moyen de partager notre session windows. Cet outil simple et performant permet la prise de contrôle à distance.

Google Reader 

Enfin, pour rester informé sur mes sujets de préférés, j'utilise un aggrégateur de flux rss. Google Reader est efficace et me donne quotidiennement de grandes quantités d'information. En quelques minutes, je fais chaque jour "ma revue du net".

... Tous ces outils sont très facilement accessibles sur mon PC grâce à Launchy !

Pair-programming = efficacité + plaisir

Aujourd'hui, je n'ai pas passé une minute seul devant mon ordinateur; nous sommes actuellement trois développeurs dans l'équipe et j'ai travaillé avec tout le monde, sur chaque ordinateur.

La matinée a commencé avec un de mes collègues avec l'étude de Simian un outil qui permet de détecter les duplications de code. Nous avons travaillé une bonne heure ensemble avec pour conclusion que l'outil n'était pas forcement le plus approprié à notre langage de programmation Delphi mais que sur le principe, ça serait très intéressant d'intégrer cette métrique à Hutson, notre moteur d'intégration continue.

Puis, un collègue de l'équipe support en déplacement chez un client pour l'installation de notre logiciel sur plusieurs serveurs a appelé pour que nous cherchions la cause d'une erreur que notre client reproduisait facilement. L'équipe a mobilisé toute son énergie pour d'une part reproduire le problème, d'autre part trouver la solution. Pour l'anecdote, nous n'avons pas eu besoin de modifier notre logiciel car l'erreur provenait d'un champ de la base de données qui était mal dimensionné! La satisfaction collective était extraordinaire; quel plaisir de montrer à notre client que nous savons répondre très rapidement à ses problèmes; de plus, sortir un collègue d'un potentiel embarra renforce grandement le plaisir partagé!

La journée a continué avec la création d'un nouveau programme d'installation en pair-programming et s'est terminée sur l'automatisation de sa construction. Nous ne créons pas très souvent de nouveau programme de ce type alors le fait d'être en paire nous a permis de ne pas rester bloqué car les idées arrivent beaucoup plus vite à deux que seul.

La pratique du pair-programming n'est pas naturelle. Elle demande que les membres de l'équipe se fassent confiance car programmer en paire, c'est s'exposer. Il faut donc faire un petit effort au début puis très vite, on se rend compte qu'un travaille réalisé en paire permet d'obtenir des très bons résultats et pour un temps total probablement inférieure au temps qu'une même activité aurait demandé à une personne seule. On peut très vite préférer travailler à plusieurs plutôt que seul.

Le partage qui résulte du pair-programming a de multiples avantages. Il permet d'aquérir des compétences, d'avoir une bonne propriété collective du code, de trouver les meilleures solutions, d'avoir du fun en partageant les "micro-succès" et j'en oubli !

Le travail collaboratif est une très bonne étape. Le pair-programming demande encore plus de relations et d'interractions entre les membres d'une équipe; il permet de soutenir la première valeur du Manifeste Agile :

"L’interaction avec les personnes plutôt que les processus et les outils".

"Getting Things Done" - GTD - Retour d'expérience

Le constat en décembre 2008 : 

J’avais :

- Beaucoup de choses à penser, à faire tant au niveau personnel qu’au niveau professionnel 

- Des documents à classer qui s’empilent comme le courrier, les factures, les articles etc.

- Des engagements à respecter

- Des documents pas toujours facilement retrouvables

- Beaucoup de documents conservés devenus inutiles

- Plein de projets en tête mais pas le temps de les réaliser

- Un stress relatif mais quasi permanent

- Toujours des idées mais jamais au bon moment pour les concrétiser

--> Pour résumé, un joyeux bazar dans mes documents et dans ma tête. 

Avec un tel constat, et je n’ai pas honte de le dire car vous êtes sans doute dans la mêm situation, mon efficacité pouvait être grandement améliorée ! 

Il y a quelques mois, mon coach informel Bruno m’a indiqué une méthode d’organisation à découvrir afin de devenir plus efficace : « Getting Things Done » de David Allen. En décembre, j’ai décidé de lire le livre afin de trouver une réponse à « Comment s’organiser au quotidien pour devenir plus efficace ? ». Dans ce billet, je vais retranscrire les points qui m’ont le plus marqué sans décrire la méthode car rien ne vaut la lecture du livre pour s’imprégner de la philosophie.

• L’Analogie aux arts martiaux : Les karatékas, pour casser une brique ont besoin de beaucoup d’énergie et de concentration ; ce n’est qu’en se concentrant sur cet unique objectif et en se relâchant  au maximum qu’ils pourront y arriver. De la même manière, nous devons nous affranchir de « toute pollution cérébrale » pour être efficace, créatif et capable de se concentrer. 

• Pour arriver à se libérer l’esprit, David Allen nous demande de créer des listes avec tout ce que nous avons en tête:
  

o Liste de projets à réaliser (est un projet tout ce qui demande plus d’une action)

o Listes de premières actions des projets cités dans la liste de Projet (@Home, @Office, @Phone, @Computer)

o Liste de projets à réaliser un jour / peut être

o Listes de Contrôle (= check liste pour une activité donnée)

L’exercice paraît difficile et fastidieux mais lister une centaine de points n’est pas difficile et procure un soulagement immédiat !

• Afin de provoquer un changement radical, David Allen nous propose de continuer la méthode en rassemblant tout ce qui n’est pas à sa place définitive dans un carton : documents, objets, post-its, dossiers, etc. Donc au final, nous avons place nette si l’on fait abstraction du gros carton qui vient d’être rempli. Puis, il faut prendre les choses une par une dans le carton sans jamais les reposer et prendre UNE DECISION concernant l’objet en question : Si c’est un document à conserver, il faut le classer dans un système de référencement fiable (voir plus loin) ; si c’est une chose inutile, la jeter ; si c’est un post-it rappelant quelque-chose à faire, la faire si ça prend moins de 2 minutes ou l’ajouter dans les listes décrites ci-dessus, etc. L’exercice prend plusieurs heures mais pour l’avoir fait, il donne une immense satisfaction et l’impression de tout maîtriser plutôt que de subir tous ces documents et travaux à faire.
  

• Un système de référencement fiable est un système de classement de document qui permet de retrouver en quelques instants tout document classé. David Allen propose l’utilisation de chemises cartonnées classées par ordre alphabétique avec une chemise par thème. Ainsi, nous pouvons avoir des dizaines de chemises toujours facilement retrouvables. Pour mon système, j’ai actuellement une petite centaine de chemises !

• Afin de gérer les listes au quotidien, il convient de trouver un outil pratique et disponible où que l’on soit car toutes nos premières actions doivent y figurer et pour prendre les bonnes décisions sur que faire à un moment donné, il faut nous y reporter. Il existe beaucoup d’outils logiciels et PDA permettant la gestion de listes de tâches mais après mûre réflexion, mon choix s’est porté sur un Agenda Filofax permettant d’ajouter mes listes d’actions, de projets et également de disposer d’un Agenda où que je sois. 
  

• L’Agenda doit être utilisé avec une grande rigueur, ne doit y figurer que des choses où événements devant être faites ou suivis à des dates précises ; tout le reste doit être inscrit sur les listes. Sinon, l’agenda devient non fiable et un fourre-tout.

• Pourquoi faut-il indiquer la première tâche d’un projet uniquement ? Car pour qu’une action soit faite, elle doit paraître accessible sinon elle sera repoussée et repoussée encore. De plus, la réalisation de la première tâche appelle les suivantes. Par exemple, l’écriture de ce billet figurait dans ma liste de projets et la première action associée était « Décrire un plan pour le billet GTD ». En fin de compte, j’ai réalisé le plan et suis en train d’écrire ces mots ! 
  

• Au final, les listes nous indiquent les premières tâches à effectuer afin de voir nos projets se concrétiser et nos engagements se réaliser. Chaque semaine, il faut revoir l’ensemble des listes afin de décider si certains projets doivent être activés, supprimés, ajoutés.
  

Le constat un mois après :

--> Je suis plus efficace et plus performant car j’ai l’esprit libéré grâce aux listes, au système de référencement et mon agenda.

--> Je suis moins stressé car j’ai une vue d’ensemble de tout ce que j’ai à faire

--> Je suis plus fiable car tous mes engagements sont gérés et finissent par être honorés.

--> Cette méthode m’aide aussi bien dans ma vie professionnelle que personnelle.