Le constat en décembre 2008 :
J’avais :
- Beaucoup de choses à penser, à faire tant au niveau personnel qu’au niveau professionnel
- Des documents à classer qui s’empilent comme le courrier, les factures, les articles etc.
- Des engagements à respecter
- Des documents pas toujours facilement retrouvables
- Beaucoup de documents conservés devenus inutiles
- Plein de projets en tête mais pas le temps de les réaliser
- Un stress relatif mais quasi permanent
- Toujours des idées mais jamais au bon moment pour les concrétiser
--> Pour résumé, un joyeux bazar dans mes documents et dans ma tête.
Avec un tel constat, et je n’ai pas honte de le dire car vous êtes sans doute dans la mêm situation, mon efficacité pouvait être grandement améliorée !
Il y a quelques mois, mon coach informel
Bruno m’a indiqué une méthode d’organisation à découvrir afin de devenir plus efficace :
« Getting Things Done » de David Allen. En décembre, j’ai décidé de lire le livre afin de trouver une réponse à « Comment s’organiser au quotidien pour devenir plus efficace ? ». Dans ce billet, je vais retranscrire les points qui m’ont le plus marqué sans décrire la méthode car rien ne vaut la lecture du livre pour s’imprégner de la philosophie.
- L’Analogie aux arts martiaux : Les karatékas, pour casser une brique ont besoin de beaucoup d’énergie et de concentration ; ce n’est qu’en se concentrant sur cet unique objectif et en se relâchant au maximum qu’ils pourront y arriver. De la même manière, nous devons nous affranchir de « toute pollution cérébrale » pour être efficace, créatif et capable de se concentrer.
- Pour arriver à se libérer l’esprit, David Allen nous demande de créer des listes avec tout ce que nous avons en tête:
o Liste de projets à réaliser (est un projet tout ce qui demande plus d’une action)
o Listes de premières actions des projets cités dans la liste de Projet (@Home, @Office, @Phone, @Computer)
o Liste de projets à réaliser un jour / peut être
o Listes de Contrôle (= check liste pour une activité donnée)
L’exercice paraît difficile et fastidieux mais lister une centaine de points n’est pas difficile et procure un soulagement immédiat !
- Afin de provoquer un changement radical, David Allen nous propose de continuer la méthode en rassemblant tout ce qui n’est pas à sa place définitive dans un carton : documents, objets, post-its, dossiers, etc. Donc au final, nous avons place nette si l’on fait abstraction du gros carton qui vient d’être rempli. Puis, il faut prendre les choses une par une dans le carton sans jamais les reposer et prendre UNE DECISION concernant l’objet en question : Si c’est un document à conserver, il faut le classer dans un système de référencement fiable (voir plus loin) ; si c’est une chose inutile, la jeter ; si c’est un post-it rappelant quelque-chose à faire, la faire si ça prend moins de 2 minutes ou l’ajouter dans les listes décrites ci-dessus, etc. L’exercice prend plusieurs heures mais pour l’avoir fait, il donne une immense satisfaction et l’impression de tout maîtriser plutôt que de subir tous ces documents et travaux à faire.
- Un système de référencement fiable est un système de classement de document qui permet de retrouver en quelques instants tout document classé. David Allen propose l’utilisation de chemises cartonnées classées par ordre alphabétique avec une chemise par thème. Ainsi, nous pouvons avoir des dizaines de chemises toujours facilement retrouvables. Pour mon système, j’ai actuellement une petite centaine de chemises !
- Afin de gérer les listes au quotidien, il convient de trouver un outil pratique et disponible où que l’on soit car toutes nos premières actions doivent y figurer et pour prendre les bonnes décisions sur que faire à un moment donné, il faut nous y reporter. Il existe beaucoup d’outils logiciels et PDA permettant la gestion de listes de tâches mais après mûre réflexion, mon choix s’est porté sur un Agenda Filofax permettant d’ajouter mes listes d’actions, de projets et également de disposer d’un Agenda où que je sois.
- L’Agenda doit être utilisé avec une grande rigueur, ne doit y figurer que des choses où événements devant être faites ou suivis à des dates précises ; tout le reste doit être inscrit sur les listes. Sinon, l’agenda devient non fiable et un fourre-tout.
- Pourquoi faut-il indiquer la première tâche d’un projet uniquement ? Car pour qu’une action soit faite, elle doit paraître accessible sinon elle sera repoussée et repoussée encore. De plus, la réalisation de la première tâche appelle les suivantes. Par exemple, l’écriture de ce billet figurait dans ma liste de projets et la première action associée était « Décrire un plan pour le billet GTD ». En fin de compte, j’ai réalisé le plan et suis en train d’écrire ces mots !
- Au final, les listes nous indiquent les premières tâches à effectuer afin de voir nos projets se concrétiser et nos engagements se réaliser. Chaque semaine, il faut revoir l’ensemble des listes afin de décider si certains projets doivent être activés, supprimés, ajoutés.
Le constat un mois après :
--> Je suis plus efficace et plus performant car j’ai l’esprit libéré grâce aux listes, au système de référencement et mon agenda.
--> Je suis moins stressé car j’ai une vue d’ensemble de tout ce que j’ai à faire
--> Je suis plus fiable car tous mes engagements sont gérés et finissent par être honorés.
--> Cette méthode m’aide aussi bien dans ma vie professionnelle que personnelle.
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