Limiter une activité dans le temps peut paraître frustrant. En effet, si je suis entrain de faire quelque chose et qu’un foutu timer sonne … le premier reflexe sera de le faire taire et de continuer sans se préoccuper du temps qui passe. Agir ainsi est se priver de la puissance d’un tel outil!
Contraindre une activité en temps à y consacrer permet de devenir plus efficace
- Ce qui aura le plus de valeur est abordé en premier
- La concentration est améliorée car nous voulons un résultat dans le temps fixé
- La motivation est améliorée car toutes les boîtes de temps sont des défis à gagner
- Le perfectionnisme avec le bien connu adage “Le mieux est l’ennemi du bien” est limité
- Les travaux exploratoires, qui par définition peuvent ne pas aboutir rapidement, sont maîtrisés
- Les tâches rébarbatives deviennent plus agréables car limitées dans le temps
- Les gros travaux peuvent être découpés en objectifs atteignables dans des temps limités; ceci évite la procrastination –> Fort lien avec le GTD
Comment utiliser le time-boxing
- Convenir d’un temps pertinent, seul ou en équipe pour les réunions, en fonction de l’importance de la tâche à accomplir
- Activer un timer visible à tout moment de tous
- Lorsque le temps imparti est terminé, décider activement si un temps supplémentaire doit être accordé. Il convient de juger si cela en vaut la peine et si le focus doit être redressé pour privilégier ce qui a le plus de valeur
Quand utiliser le time-boxing
- Pour la gestion des e-mails. Ex : 15 minutes en arrivant le matin
- Pour la lecture d’articles
- Pour les recherches exploratoires ou plusieurs voies sont ouvertes
- Pour l’essai d’un outil
- Pour les réunions. Souvent, on peut arriver à un résultat pertinent rapidement en se focalisant sur l’objectif à atteindre
- Pour le ‘Social networking’. Ex : 10 minutes par jour
- Pour l’écriture de billet sur un blog. Cette fois-ci, je me suis donné 45 minutes!
- Pour le Daily Scrum meeting. :o)
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